Integritetspolicy för kontaktpersoner

Integritetspolicy för Nordict Infucares kundkontakter

Introduktion och sammanfattning

NordicInfu Care AB med organisationsnummer 556649-1790 (”Nordic Infucare”, ”vi”, ”våra” eller ”oss”), ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter¹ på sätt som beskrivs nedan.

Vi bryr oss om och värdesätter din integritet. I den här integritetspolicyn informerar vi dig om hur vi behandlar dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har när du kommer i kontakt med oss, exempelvis i egenskap av någon av nedanstående roller:

kontaktperson eller annan anställd hos en av våra befintliga eller potentiella kunder
deltagare i våra kurser
representant för vår leverantör

När vi i den här policyn skriver ”din organisation” menar vi din arbetsgivare eller den organisation du representerar, t.ex. ett landsting, klinik eller leverantör.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande övergripande ändamål:

Kommunicera med dig och registrera dig som vår kontakt hos din organisation som är vår befintliga eller potentiella kund eller leverantör;
Administrera och förhandla avtal
Göra informationsutskick och skicka dig inbjudningar till kurser;
Administrera ditt deltagande vid utbildningar, kongresser och andra event
Möjliggöra din beställning av demoprodukter och informationsmaterial
Kommunicera med dig som tar kontakt med oss

Vi lägger stor vikt vid att vara så tydliga som möjligt kring hur vi behandlar dina personuppgifter. I tabellerna nedan under rubriken ”Detaljerad beskrivning över hur vi behandlar dina personuppgifter” kan du läsa mer om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Nordic Infucare ingår i Air Liquide-koncernen. Om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter, eller om du vill utöva någon av dina rättigheter, är du välkommen att använda formuläret i denna länk https://www.airliquide.com/group/contact-us-gdpr. Dataskyddsombudets postadress är Laurence Thomazeau, Data Protection Officer, 75 quai d’Orsay - 75007 Paris, Frankrike.

¹Personuppgifter är all slags information och data som relaterar till dig, t.ex. ditt namn och ditt telefonnummer.

Från vem samlar vi in personuppgifter om dig?

Vi får ofta dina personuppgifter direkt från dig, t.ex. när du tar kontakt med oss eller anmäler dig till en av våra kurser. Vi kan även få dina uppgifter direkt från din organisation, t.ex. i samband med att du registreras som deras kontaktperson hos oss.

För att vi ska kunna ha kontakt med din organisation och fullgöra våra avtal krävs att du som kontaktperson hos din organisation tillhandahåller oss vissa personuppgifter. Om du inte tillhandahåller oss dessa uppgifter kan vi på Nordic Infucare inte administrera förhållandet till din organisation eller fullgöra våra avtal.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter och var behandlas dessa?

När det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med din organisation, delar vi dina personuppgifter med andra bolag i vår koncern.

Vi delar dina personuppgifter med våra externa leverantörer som hanterar leverans av produkter, vår webbshop eller informationsutskick åt oss i egenskap av personuppgiftsbiträde. Vi delar även dina personuppgifter med våra IT-leverantörer som tillhandahåller IT-support för de system där vi har dina personuppgifter sparade.

De bolag och personer vi delar dina personuppgifter med behandlar endast uppgifterna för att fullgöra sina skyldigheter gentemot oss.

Vi behandlar alla dina personuppgifter inom EU/EES.

Om du vill ha mer information om hur och med vilka vi delar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i början av den här policyn.

Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter?

Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter, se nedan. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss (se ovan kontaktuppgifter).

Rätt till att återkalla ditt samtycke och att invända mot behandling

Du kan när som helst återkalla det eventuella samtycket du lämnat till att vi behandlar uppgifter om specialkost, med verkan från och med återkallelsen.

Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter. Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål, såsom vid informationsutskick.

I vissa fall föreligger ingen rätt att invända (t.ex. eftersom vi måste spara dina personuppgifter). Du har rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Läs mer om vad det innebär nedan. Detta gäller dock inte om vi kan uppvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter som rör dig behandlas av oss. Du kan få tillgång till personuppgifterna och få en kopia av de personuppgifter som behandlas av oss.

Rätt till rättelse

Du har rätt att få rättelse av eventuella felaktiga personuppgifter som rör dig och att be oss komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd) och begränsning av behandling

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om t.ex. personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för eller om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen.

Du har också rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om du t.ex. bestrider uppgifternas korrekthet eller om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning.

Rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Du har alltid rätt att lämna klagomål till en behörig tillsynsmyndighet.

Ett sådant klagomål kan lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din vanliga hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen. Den här rättigheten påverkar inte något annat administrativt prövningsförfarande eller rättsmedel.

Detaljerad beskrivning om hur vi behandlar dina personuppgifter:

I tabellen nedan beskriver vi i detalj varför vi behandlar dina personuppgifter, vilka uppgifter vi behandlar, vilken den lagliga grunden till behandlingen är samt under hur lång tid vi lagrar dina personuppgifter. Den lagliga grunden är det stöd som vi enligt gällande dataskyddslagstiftning (GDPR) har för att lagligt kunna behandla dina uppgifter.

För att administrera frågor och kommunicera med dig som har kontakt med oss
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?	Vilka personuppgifter behandlar vi?	Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?	Hur länge lagrar vi dina personuppgifter för detta ändamål?
För att kommunicera med dig när du kontaktar oss behandlar vi ostrukturerat material i e-post.	Namn, mobiltelefonnummer, e-postadress och annan information som du lämnar till oss.	Vårt berättigade intresse att hantera dina personuppgifter i syfte att besvara eventuella frågor eller i övrigt kommunicera med personer eller organisationer som kontaktar Nordic Infucare.	Uppgifterna raderas när vi inte längre har en löpande kommunikation.

För att administrera förhållandet till din organisation som är vår kund
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?	Vilka personuppgifter behandlar vi?	Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?	Hur länge lagrar vi dina personuppgifter för detta ändamål?
För att kommunicera med din organisation i syfte att delta i en upphandling, förhandla och ingå ett avtal, leverera produkter och/eller administrera betalning.	Namn, mobiltelefonnummer, e-postadress och befattning.	Vårt berättigade intresse att hantera dina personuppgifter i syfte att förhandla och ingå avtal, samt uppfylla ingångna avtal med din organisation.	Uppgifterna lagras under den tid vi deltar i en upphandling, förhandlar eller har ett avtal med din organisation, eller under kortare tid, om din organisation informerar oss om att du inte längre ska vara organisationens kontaktperson.
För att administrera och besvara frågor när du kontaktar vår support eller annan anställd hos oss, behandlar vi ostrukturerat material i e-post.	Namn, e-postadress och den information du lämnar till oss per e-post.	Vårt berättigade intresse av att hantera frågor vi får från våra kunder.	Uppgifterna lagras från och med att du ställer frågan till och med att vi svarat på din fråga.
För att följa bokföringslag-stiftning.	Namn som referens och historik om gjorda betalningar, transaktioner och övrigt som utgör bokföringsmaterial.	Behandlingen är nödvändig för att följa tvingande lag, d.v.s. bokföringslagen.	Uppgifterna lagras endast så långt tid som är nödvändig för att uppfylla kraven enligt gällande bokföringslag, vilket i Sverige innebär att de dokument som uppgifterna finns i sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår där räkenskapsåret avslutades.
För att administrera din order genom vår webbshop.	Namn, e-postadress och information om din order.	Vårt berättigade intresse att administrera orders vi får från kontaktpersoner hos våra kunder.	Uppgifterna lagras till dess att vi levererat ordern och mottagit eventuell betalning.
För att intervjua dig om hur du i din yrkesroll arbetar m6ed våra produkter.	Namn, kontaktuppgifter.	Vårt berättigade intresse av att undersöka hur du i din yrkesroll arbetar med våra produkter.	Uppgifterna lagras till dess att vi intervjuar dig på nytt.

För att administrera förhållandet till din organisation som är vår leverantör
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?	Vilka personuppgifter behandlar vi?	Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?	Hur länge lagrar vi dina personuppgifter för detta ändamål?
För att kommunicera med din organisation i syfte att förhandla och ingå ett avtal och/eller administrera betalning.	Namn, mobiltelefonnummer, e-postadress och befattning.	Vårt berättigade intresse att hantera dina personuppgifter i syfte att förhandla och ingå avtal, samt uppfylla ingångna avtal med din organisation.	Uppgifterna lagras under den tid vi förhandlar eller har ett avtal med din organisation, eller under kortare tid, om din organisation informerar oss om att du inte längre ska vara organisationens kontaktperson.
För att hantera klagomål eller rättsliga anspråk och försvara oss mot dessa.	Namn, mobiltelefonnummer, e-postadress och befattning.	Vårt berättigade intresse att kunna hantera klagomål eller rättsliga anspråk och försvara oss mot dessa.	Uppgifterna lagras tills vi hanterat klagomålet och så länge den eventuella tvisten pågår.
För att följa bokföringslag-stiftning.	Namn som referens och historik om gjorda betalningar, transaktioner och övrigt som utgör bokföringsmaterial.	Behandlingen är nödvändig för att följa tvingande lag, d.v.s. bokföringslagen.	Uppgifterna lagras endast så långt tid som är nödvändig för att uppfylla kraven enligt gällande bokföringslag, vilket i Sverige innebär att de dokument som uppgifterna finns i sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår där räkenskapsåret avslutades.

För att administrera ditt deltagande i våra kongresser, möten och utbildningstillfällen och för att möjliggöra ditt mottagande av stipendium
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?	Vilka personuppgifter behandlar vi?	Vilken är den lagliga grunden till behandlingen?	Hur länge lagrar vi dina personuppgifter för detta ändamål?
För att administrera ditt deltagande i våra kongresser, möten och utbildningstillfällen.	Namn, mobiltelefonnummer, e-postadress, yrkeskategori, information om vilken organisation du representerar och eventuell information om hotellbokningar, transport och specialkost.	Vårt berättigade intresse att låta anställda hos våra kunder gå våra kurser. Vi behandlar uppgifter om eventuell specialkost endast med stöd av ditt samtycke.	Uppgifterna lagras för detta ändamål till dess att du deltagit i kongressen, mötet eller utbildningstillfället. Dina personuppgifter sparas längre för andra ändamål, se nedan.
För att logga vilka som deltagit i våra utbildningar när detta krävs enligt branschregler.	Namn, information om vilken organisation du tillhör och information om vilken utbildning du deltagit i.	Vårt berättigade intresse av att följa branschregler.	Uppgifterna lagras så länge som krävs enligt branschreglerna.
För att ge ut certifikat till dig som gått en av våra utbildningar.	Namn och information om vilken utbildning du deltagit i	Vårt berättigade intresse av att erbjuda dig certifikat.	Uppgifterna lagras under den tid som du är yrkesverksam och arbetar med produkterna som certifikatet gäller.
För att administrera ditt stipendium och resa kopplat till detsamma.	Namn, mobiltelefonnummer, e-postadress, yrkeskategori och information om vilken organisation du representerar samt information kopplat till din resa (resplan och hotellbokningar).	Vårt berättigade intresse av att erbjuda stipendier och administrera dessa.	Uppgifterna lagras så länge som stipendiet är gällande.
För att följa bokföringslagstiftning.	Namn som referens och historik om gjorda betalningar, transaktioner och övrigt som utgör bokföringsmaterial.	Behandlingen är nödvändig för att följa tvingande lag, d.v.s. bokföringslagen.	Uppgifterna lagras endast så långt tid som är nödvändig för att uppfylla kraven enligt gällande bokföringslag, vilket i Sverige innebär att de dokument som uppgifterna finns i sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår där räkenskapsåret avslutades.

För att marknadsföra våra produkter och kurser till dig som är kontaktperson hos vår kund
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?	Vilka personuppgifter behandlar vi?	Vilken är den lagliga grunden till behandlingen?	Hur länge lagrar vi dina personuppgifter för detta ändamål?
För att göra informationsutskick och skicka dig inbjudningar till våra kongresser, möten och utbildningstillfällen.	Namn, mobiltelefonnummer, e-postadress och befattning, tidigare deltagande vid något av våra event.	Vårt berättigade intresse av att marknadsföra oss mot vår befintliga kund, som är ett företag eller en offentlig vårdgivare.	Vi lagrar dina personuppgifter så länge som vi har en pågående relation med din organisation eller till dess att du avregistrerar dig från våra utskick av nyhetsbrev eller utskick av inbjudningar.
För att ha en lista på de som inte vill ha våra utskick.	Namn och e-post.	Behandlingen är nödvändig för att följa tvingande marknadsföringslag.	Vi lagrar dina personuppgifter för detta ändamål så länge som det är nödvändigt för att se till att du inte får några utskick från oss.

För att marknadsföra våra produkter till dig som är kontaktperson hos en organisation som kan ha intresse av information om oss och våra produkter
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?	Vilka personuppgifter behandlar vi?	Vilken är den lagliga grunden till behandlingen?	Hur länge lagrar vi dina personuppgifter för detta ändamål?
För att kontakta dig som är kontaktperson hos en organisation som kan ha intresse av information om oss och våra produkter eller våra kongresser, möten eller utbildningar.	Namn, mobiltelefonnummer, e-postadress och befattning.	Vårt berättigade intresse av att marknadsföra oss.	Uppgifterna raderas när vi inte längre har en löpande kommunikation, och senast tre (3) månader efter att vi fått dina uppgifter, om inte du och din organisation visar fortsatt intresse för oss eller ber oss kontakta dig senare (i vilket fall vi kan spara dina uppgifter längre).

Hur har vi gjort vår intresseavvägning när den lagliga grunden är vårt berättigade intresse?

För vissa ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. I intresseavvägningen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Vad som är vårt berättigade intresse framgår i tabellerna ovan. Om du vill veta mer om hur vi har gjort denna bedömning är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter hittar du i början av denna integritetspolicy.